Réceptionniste / hôte.sse

Responsabilités principales :

- Accueillir chaleureusement les invités dès leur arrivée;
- Qualification rapide (invité déjà client? déjà visité? Désire neuf ou occasion, quel modèle?);
- Recueillir les informations de base (nom complet et ville de résidence)*;
- Diriger au représentant approprié en fonction du tour de rôle;
- Faire l’entrée des informations de base* ainsi que le modèle recherché dans Activix et mettre au nom du représentant concerné;
- Indiquer à l’APP Tour de rôle que le représentant est en rencontre;
- Offrir des rafraîchissements et s’assurer que les clients se sentent à l’aise en attendant d’être servis s’il y a un délai.

Tâches en gestion des appels téléphoniques :

- Répondre aux appels entrants de manière professionnelle et courtoise;
- Transférer les appels aux départements appropriés ou prendre des messages détaillés.

Tâches en support administratif :

- Gérer les courriels entrants;
- Ouvrir le courrier et remettre au président ou contôleur en cas de non-disponibilité;
- Faire l'élaboration des reçus du département des ventes;
- Assister à diverses tâches administratives telles que la saisie de données, la gestion des dossiers clients et la préparation de documents;
- Effectuer validation quotidienne de la situation de chacune des plaques X en visualisant le tableau de clés;
- Fournir des informations de base sur les véhicules et les services offerts par la concession lors de la rencontre d’invités;
- Orienter les clients vers les départements appropriés ou les conseillers en vente;
- Faire le maintien de l’espace de réception;
- Effectuer une gestion rigoureuse des clés de clôture.

Exigences :

- Excellentes compétences en communication : capacité à interagir de manière professionnelle et courtoise avec les clients et les collègues;
- Organisation et gestion du temps : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser efficacement;
- Compétences informatiques : maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, etc.) et des systèmes tels que le CRM (Activix);
- Attitude positive et accueillante : capacité à créer une première impression positive et à maintenir une attitude amicale et serviable;
- Capacité à ne pas se faire influencer par les représentants : tous les visiteurs démontrant quelconques intérêts pour un véhicule est un VISITEUR et doit être intégré au CRM.

Qualifications :

- Expérience préalable : expérience en tant que réceptionniste ou à un rôle similaire est un atout;
- Éducation : diplôme d’études secondaires ou équivalent;
- Langues : maîtrise du français et de l’anglais.

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