Les réunions sont souvent perçues comme un mal nécessaire, mais pourquoi ne pas éliminer ces perceptions en les rendant efficaces? Pour ce faire, respectez la règle de base : débutez et terminez vos rencontres à l’heure!
Au diable l’indulgence pour les retardataires, remerciez plutôt les gens ponctuels en débutant la réunion à l’heure prévue, car le cas contraire aura vite en un effet néfaste sur les rencontres ultérieures. Les lambins habituels seront de nouveau en retard et les employés exemplaires se diront «à quoi bon arriver à l’heure».
Le succès d’une réunion dépend en grande partie du soin apporté à la planification de son déroulement. Préparez un ordre du jour énonçant, point par point et par ordre d’importance, les sujets qui seront abordés lors de la rencontre et le temps alloué à chaque thème. Partagez-le au préalable avec les participants, au même titre que tout autre document utile.
Débutez la discussion avec des sujets clés d’ordre personnel plutôt que collectif, par exemple sur la rémunération ou les congés des fêtes. Les personnes absentes se mordront les pouces d’avoir manqué des renseignements cruciaux, car interdiction stricte de rembobiner le ruban!
Soyez aussi «maître de l’horloge» en restant centré sur les sujets débattus. N’hésitez pas à dire le temps qu’il reste à la réunion à chaque nouveau sujet. Enfin, terminez à l’heure, quitte à laisser de côté un ou des points de moindre importance.
Soyez ferme, car une réunion infructueuse peut engendrer des frustrations et miner l’attitude et l’enthousiasme d’un groupe.