Pour être au sommet, il faut toujours viser le « TOP », soit définir un Thème, établir des Objectifs et avoir une bonne Préparation. Trop de réunions ont en effet perdu leur vocation première, soit de faire avancer un projet avec les acteurs directement impliqués au dossier.
Ensuite, évitez l’improvisation et l’inefficacité en prévenant les participants à l’avance de leur rôle à l’aide d’un ordre du jour concis et précis. Demandez-leur de se préparer en conséquence dans le but de tenir des débats constructifs en lien avec le sujet.
Il est par ailleurs primordial de respecter les horaires et de bannir la redondance. Pensez aussi à privilégier des conditions physiques favorables avec une salle bien éclairée, confortable et libre de toute distraction.
Au terme de la réunion, résumez les décisions arrêtées, les missions de chacun et les points encore en discussion. Mettez ensuite le tout sur papier pour partager avec vos collègues dans les plus brefs délais. Évaluez enfin la réunion afin d’améliorer le déroulement des prochaines rencontres.
Le travail en groupe est certes un outil efficace à condition d’éviter la routine et les mauvaises habitudes. Finies donc à l’avenir les réunions ponctuelles stériles réunissant une division entière qui se retrouvent systématiquement à l’agenda tous les lundis matins!
Faites de vos réunions un succès! Organiser et bien mener une réunion dans les rêgles de l’art pour le département des ventes, entre autres, exige des aptitudes en communication et de la créativité… assurez-vous que votre directeur des ventes possède ces aptitudes..