On adore les vacances, mais les planifier nécessite parfois beaucoup d’efforts et de négociations, de la part des employés comme des employeurs. Une situation qui s’est encore complexifiée avec la crise sanitaire et l’avènement du télétravail. Alors, comment organiser efficacement les vacances au sein d’une entreprise?
Régies par la Loi sur les normes du travail ou, dans certaines sociétés, par une convention collective, les périodes de vacances annuelles touchent aussi bien les travailleurs à temps plein que partiel, ainsi que les employés en congé de maternité ou de paternité, et ceux absents pour cause de maladie ou d’accident depuis 26 semaines ou moins. Seuls les étudiants engagés dans des entreprises à but non lucratif, les stagiaires et certains métiers entièrement rémunérés par commissions, comme les agents immobiliers et les experts en sinistres, n’ont pas droit à des vacances payées par leur employeur.
Les vacances selon la Loi
La plupart du temps, les vacances sont établies sur une base minimale de deux semaines chaque année, période à laquelle les employés peuvent greffer un congé supplémentaire d’une semaine sans salaire.
Lorsque l’entreprise ne dispose pas de convention collective, l’employeur est plus libre de ses mouvements. Il a le droit de décider des dates de vacances annuelles de ses employés et de refuser celles que ces derniers lui proposent. Il doit cependant les informer de ces dates au moins quatre semaines à l’avance. De la même manière, un employeur peut imposer des dates de vacances si l’entreprise ferme pendant cette période, ou bien s’assurer que tout son personnel, ancienneté ou pas, soit en fonction à un moment charnière de l’année, même si c’est en été.
Par contre, les employés ont aussi des droits. Ils peuvent demander à ce que leur période de vacances de base soit fractionnée, à prendre des vacances anticipées ou à les reporter. Selon ses priorités, l’employeur pourra accepter ou refuser ces demandes.
Pour établir le montant de l’indemnité associé aux vacances, l’employeur doit tenir compte de trois facteurs : l’année de référence (période de 12 mois) utilisée dans son entreprise pour établir le droit aux vacances, le nombre d’années de service continu du travailleur, et le salaire brut gagné pendant l’année de référence. Selon la Loi sur les normes du travail, l’indemnité est calculée sur la base du salaire brut des employés avec les caractéristiques suivantes : 4 % de ce salaire si l’employé a moins de 3 ans de service continu; et 6 % de ce salaire par la suite.
Les vacances avec une convention collective
Le degré de complexité pour la planification des vacances peut s’élever d’un cran lorsque l’entreprise est régie par les règles inhérentes à une convention collective, souvent négociées et renouvelées aux trois ans. Ce sont effectivement elles qui priment sur la Loi lorsqu’elles sont en place, et elles peuvent s’avérer assez contraignantes pour les employeurs.
Ces règles varient beaucoup d’une entreprise à l’autre, même si elles ont toutes en commun de favoriser l’ancienneté des travailleurs et les postes qu’ils occupent. Certaines d’entre elles stipulent aussi qu’un employeur n’a pas le droit de refuser une demande de congé si pendant la même période, il dispose d’un tiers de ses effectifs. Il ne peut pas non plus refuser dans qu’un employé prenne deux à trois semaines consécutives en été. Et si ces vacances ne sont pas prises d’ici la fin de l’année fiscale, les conventions précisent que l’employeur doit verser aux employés l’indemnité correspondante.
Pandémie et télétravail
La crise sanitaire a bousculé les périodes de vacances de nombreux employés au cours de la dernière année. Confinés et incapables de voyager, certains d’entre eux ont décidé de repousser leurs dates de vacances. Un choix similaire s’est également opéré pour ceux évoluant en télétravail.
En conséquence, les périodes traditionnelles de vacances ont changé. La période estivale « de la construction », au cours de laquelle une bonne partie des employés étaient en congé, n’est plus la référence à suivre dorénavant. Elle a été remplacée par celle du gré à gré, c’est-à-dire de la négociation de vacances entre des employés qui sont maintenant plus sujets à en demander tout au long de l’année financière, et des employeurs qui doivent tenir compte des périodes de travail les plus achalandées.
Comme ce changement de paradigme est encore récent, l’employeur comme les employés peuvent se poser un certain nombre de questions. Que faire par exemple si des employés n’ont pas pris l’intégralité de leurs vacances à la fin de l’année de référence? La Loi sur les normes du travail ne prévoit aucune indemnité compensatoire pour remplacer la période de vacances d’un employé, sauf si son entreprise est régie par une convention collective, un décret particulier, ou bien si elle ferme pendant deux semaines consécutives et que l’employé veut se pourvoir d’une troisième semaine qui lui est due.
Il n’empêche que pour éviter des frustrations, l’employeur doit s’assurer que ses employés prennent bien leurs vacances pendant la période de référence, quitte à les encourager en fin d’exercice à prendre des congés supplémentaires. Certaines entreprises régies par la Loi, et non par convention collective, peuvent aussi adopter des dispositions supplémentaires pour permettre aux employés de se voir rembourser les indemnités de vacances non reçues, ou bien de repousser les vacances non prises à l’année fiscale suivante.
Plus que jamais, les employeurs doivent donc se montrer vigilants. Et pour que leur communication soit fluide avec les employés, il leur est vivement recommandé d’établir des règles claires, de bâtir un calendrier global de congés pour l’ensemble du personnel, et de sensibiliser les employés en leur indiquant les périodes auxquelles il est plus difficile de se passer d’eux. Bref, en se montrant transparents et prévoyants, les employeurs comme les employés sont gagnants !